Πως μπορεί να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα της Επιτροπής Ελέγχου;

Βασίλης Καμινάρης
Partner KPMG, Head of Audit

Άρθρο στο Μηνιαίο Ενημερωτικό Δελτίο ΣΕΒ – Ρυθμιστικό Περιβάλλον και Επιχειρήσεις – 30 Απριλίου 2024

Oι νόμοι 4449/17 και 4706/20 και οι σχετικές επισημάνσεις, διευκρινήσεις και συστάσεις της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς ρυθμίζουν θέματα που αφορούν στην Επιτροπή Ελέγχου (ΕΕ) όπως η σύνθεση, ο ρόλος και οι αρμοδιότητες της. Βάσει της νομοθεσίας αυτής, η EE είναι ουσιαστικά μια επιτροπή εποπτείας, καθώς η διοίκηση είναι αυτή που είναι υπεύθυνη για το σχεδιασμό και την υλοποίηση του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ) και την παραγωγή των χρηματοοικονομικών καταστάσεων. Η ΕΕ, ωστόσο, πρέπει να βεβαιωθεί μεταξύ άλλων, ότι το ΣΕΕ λειτουργεί αποτελεσματικά, ότι οι βασικές λογιστικές εκτιμήσεις και κρίσεις της διοίκησης είναι σωστές, ότι ενισχύονται οι ηθικές πρακτικές, ότι ο εσωτερικός και ο εξωτερικός έλεγχος διενεργούνται αποτελεσματικά και ότι το σύστημα διαχείρισης κινδύνων είναι αποτελεσματικό. Τα καθήκοντα αυτά αποτελούν ουσιαστική υποχρέωση και απαιτούν σημαντική δέσμευση χρόνου, γνώσεις για το αντικείμενο της εταιρείας, γνώσεις σε θέματα λογιστικής, ελεγκτικής και, για πολλές επιτροπές ο αυξημένος αυτός φόρτος εργασίας αποτελεί μεγάλη πρόκληση.

Η πρόκληση αυτή μπορεί να αντιμετωπιστεί μόνο αν αυξηθεί η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα της λειτουργίας της ΕΕ, μέσω της υιοθεσίας βέλτιστων πρακτικών[1] όπως οι ακόλουθες:

Προσοχή σε εκείνα τα θέματα που έχουν το μεγαλύτερο αντίκτυπο

Ο προσδιορισμός των προτεραιοτήτων σε ετήσια βάση είναι απαραίτητη προϋπόθεση για να έχει η ΕΕ σαφή στόχευση. Η προσοχή της ΕΕ πρέπει να αφιερώνεται σε λίγα θέματα με το μεγαλύτερο αντίκτυπο διότι, αν προσπαθήσει να ασχοληθεί με όλα τα θέματα θα αποτύχει στο ρόλο της. H προτεραιοποίηση πρέπει να ξεκινά από τις στρατηγικές προτεραιότητες του ΔΣ, από τα θέματα ενδιαφέροντος που εστιάζουν οι ρυθμιστές και τα αποτελέσματα της αξιολόγησης των κινδύνων, σε περιοδική βάση.

Η ΕΕ πρέπει να λαμβάνει πληροφορίες και όχι απλά δεδομένα

Η ΕΕ πρέπει να έχει πρόσβαση και καλή κατανόηση των πληροφοριών που είναι απαραίτητες και σχετικές με το αντικείμενό της. Λαμβάνοντας ουσιαστικές πληροφορίες και όχι απλά δεδομένα η ΕΕ θα είναι σε θέση να μελετήσει και να συζητήσει ουσιαστικά τα κρίσιμα ζητήματα που αντιμετωπίζει η εταιρεία και να διερευνήσει εάν υπάρχει κατανόηση των κινδύνων, πώς αυτοί ιεραρχούνται και πως αντιμετωπίζονται.

Η προετοιμασία αυξάνει την αποτελεσματικότητα

Για να υπάρχει χρόνος για συζήτηση και ερωτήσεις κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, πρέπει όλο το υλικό να διανέμεται εκ των προτέρων και εγκαίρως (παρουσιάσεις, εισηγήσεις, υπομνήματα κλπ), να είναι ολοκληρωμένο, συνολικό και στην τελική του μορφή. Τα μέλη της ΕΕ πρέπει να έρχονται στις συνεδριάσεις έχοντας διαβάσει το υλικό, ενώ, συνιστάται η εκ των προτέρων υποβολή ερωτήσεων και συζήτηση των θεμάτων.

Δεν χωρούν όλα σε μία συνεδρίαση

Πρέπει να γίνει αντιληπτό ότι δεν είναι δυνατό να συζητηθούν και να λυθούν όλα τα θέματα κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και ότι η προετοιμασία και η (συν)εργασία μεταξύ των συνεδριάσεων είναι απαραίτητη. Λόγω της διεύρυνσης του ρόλου και της αρμοδιότητας της ΕΕ τα μέλη της καλούνται να επιδείξουν υψηλού βαθμού δέσμευση και να αφιερώσουν σημαντικό χρόνο. Είναι σκόπιμο η ΕΕ να συναντά τη διοίκηση και τους εσωτερικούς και εξωτερικούς ελεγκτές σε τακτά χρονικά διαστήματα για να συζητά σε μεγαλύτερο βάθος ειδικότερα θέματα.

Ενίσχυση της κουλτούρας και της δυναμικής της ΕΕ

Κρίσιμοι παράγοντες αύξησης της αποτελεσματικότητας της ΕΕ είναι η γνώση, η εμπειρία, η δέσμευση, η de facto ανεξαρτησία των μελών της, η δυναμική και η «χημεία» τους, η ποιότητα των αλληλεπιδράσεων με τη διοίκηση και τους ελεγκτές και ίσως το πιο σημαντικό, η ηγεσία της. Το ίδιο σημαντική είναι και η ενθάρρυνση της ανοιχτής συζήτησης μεταξύ των μελών της και η υποβολή ερωτήσεων προς τη διοίκηση. Το κάθε μέλος της ΕΕ πρέπει να μπορεί να εκφράσει την άποψή του, να ακούει και να έχει διάθεση για συναίνεση.

Εποπτεία του ρόλου και της ανεξαρτησίας του εξωτερικού ελεγκτή

Η ΕΕ εποπτεύει το έργο και την ανεξαρτησία του εξωτερικού ελεγκτή και προτείνει το διορισμό και την αμοιβή του στο διοικητικό συμβούλιο. Για να διασφαλιστεί η πραγματική ανεξαρτησία του ελεγκτή από τη διοίκηση, η εποπτεία από την ΕΕ πρέπει να είναι άμεση και ουσιαστική και να ενθαρρύνεται ο διάλογος και η αλληλεπίδραση με την επιτροπή.

Η αυτοαξιολόγηση είναι μία πρόκληση

Για πολλές ΕΕ η αυτοαξιολόγηση δεν είναι μία εύκολη υπόθεση. Είναι όμως απαραίτητη και πρέπει να διασφαλίζεται ότι εκπληρώνει τους στόχους της. Είναι σημαντικό να υπάρχει δέσμευση από τα μέλη  της επιτροπής, να είναι διαθέσιμοι οι πόροι αλλά και η τεχνογνωσία για τη διενέργεια της αυτοαξιολόγησης.

Όλα τα ανωτέρω συμβάλλουν σημαντικά στην αύξηση της αποτελεσματικότητας της επιτροπής. Σε ποιο βαθμό το κάθε ένα από αυτά θα κάνει τη διαφορά όμως θα εξαρτηθεί από την εταιρική κουλτούρα και το βαθμό ωριμότητας της εταιρικής διακυβέρνησης στον κάθε οργανισμό.

[1] KPMG Audit Committee Handbook, Audit Committee Institute, Ireland, 2023 Edition